Een introductie met betrekking tot thuiswerken is in deze tijd overbodig. 2020 heeft het fenomeen thuiswerken namelijk in sneltreinvaart genormaliseerd voor werkend Nederland. Nu de coronacrisis langer voortduurt en we een weg vinden in deze manier van werken, worden de voordelen van thuiswerken ook steeds duidelijker. Heb jij al nagedacht over je (toekomstige) thuiswerkbeleid? En speelt een thuiswerkvergoeding daarin een rol? Lees dan verder om te ontdekken wat mogelijk is op dit gebied.
Kosten voor de medewerker
Er zijn verschillende kosten die je medewerkers niet maken op kantoor maar wel zodra ze thuiswerken. Deze kosten zijn te verdelen onder twee posten:
- Kosten voor het creëren van een (Arbo-verantwoorde) werkplek
- Het dagelijks onderhoud
Het Nibud heeft uitgerekend dat de kosten voor het dagelijks onderhoud gemiddeld op zo’n €2 per dag uitkomen. Dat lijkt op het eerste oog misschien weinig maar kan per jaar oplopen tot wel €440. Deze kosten kun je onderbrengen in de vrije ruimte van WKR, waarover je hieronder meer leest.
Werkkostenregeling
Binnen de werkkostenregeling (WKR) heb je een vrije ruimte voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Normaal gesproken mag je 1,7% van de totale fiscale loonsom (tot maximaal €400.000) gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, maar dat is in april 2020 verhoogd naar 3%. Dit is gedaan met oog op de coronacrisis. Dit geldt alleen voor het jaar 2020 en alleen voor de eerste €400.000. Daarboven moet je rekening houden met een percentage van maximaal 1,2%. Per 2021 wordt het percentage van 1,2% verlaagd naar 1,18%.
Wil je verstrekkingen doen die passen binnen de vrije ruimte? Markeer ze dan als eindheffingsloon. Hierdoor hoeft de medewerker geen loonbelasting te betalen over dit bedrag. Let wel heel goed op de grens zoals eerder genoemd in deze whitepaper. Ga je hier overheen? Dan moet hier maar liefst 80% belasting over betaald worden, en dat wil je natuurlijk voorkomen.
Een verantwoorde thuiswerkplek
Een goede werkplek is relatief, een verantwoorde werkplek is dat niet. De Arbo stelt namelijk allerlei regels en richtlijnen om een plek veilig en verantwoord te laten zijn. De belangrijkste voorschriften voor het thuiswerken zijn:
- De medewerker heeft een verstelbare stoel die zo in te stellen is dat de juiste werkhouding ontstaat.
- Er is voldoende (kunstmatig) licht in de ruimte aanwezig, het contrast tussen het beeldscherm en de ruimte is hierbij ook belangrijk.
- Het beeldscherm dat gebruikt wordt staat op ooghoogte en is helder genoeg. Er wordt gebruik gemaakt van een los toetsenbord en muis, daarbij is er genoeg plek voor de armen op tafel.
- De werkplek is groot genoeg voor de opstelling van het beeldscherm en toetsenbord en er is daarnaast nog plek voor o.a. documenten
De medewerker is verantwoordelijk voor het goed inrichten van de ruimte, maar de werkgever is verantwoordelijk in het voorzien van de faciliteiten. Het verstrekken van Arbovoorzieningen is vrijgesteld, als:
- De artikelen aan de Arbo-voorwaarden voldoen
- De artikelen in de werkruimte gebruikt worden
- Er geen eigen bijdrage gedaan wordt door de medewerker
- Als de werkruimte verder aan bovengenoemde eisen voldoet
Het dagelijks onderhoud
Als de werkplek is ingericht, zijn nog niet alle kosten gemaakt. Ook het dagelijkse onderhoud brengt kosten met zich mee. Normaal gesproken betaal jij deze voor je werkgever: warmte (of airco) en licht in het kantoor, een lekker kopje koffie en het gebruik van water en toiletpapier. Deze kosten vallen onder de nihilwaardering. Deze kosten maak jij voor de medewerker, zonder dat hij of zij hier belasting over hoeft te betalen. Thuis zit dit natuurlijk anders en moet je medewerker hier zelf voor zorgen. We hebben een aantal mogelijke kostenposten uitgelicht.
Internet
Normaal gesproken maakt je medewerker natuurlijk gebruik van de internetverbinding op het kantoor. Bij het thuiswerken moet gebruik worden gemaakt van een eigen internetabonnement. Is die niet aanwezig? Dan kun je dit vergoeden. Ook kan het zo zijn dat het huidige internetabonnement te zwak is en er een upgrade nodig is om een werkbare snelheid te krijgen. Deze kosten kunnen ook onder de gerichte vrijstellingen vallen. Let hierbij wel op dat je alleen het internet abonnement mag vergoeden. Zit er ook televisie en telefonie in het pakket? Dan mag je dus alleen de internetkosten betalen. Hierbij kun je uitgaan van de kosten die de provider rekent voor een internetabonnement.
Computer of laptop
Om op het internet te komen is er natuurlijk ook een device nodig die dit mogelijk maakt. Heeft de medewerker op kantoor een vaste pc ter beschikking? Dan moet jij ervoor zorgen dat de medewerker deze thuis kan gebruiken. Is dit niet mogelijk? Dan mag er een computer of laptop en bijvoorbeeld ook een mobiele telefoon vergoed worden. Hierbij moet rekening gehouden worden met het noodzakelijkheidscriterium:
- Naar het redelijk oordeel kan een medewerker zijn werk niet goed uitvoeren zonder dit hulpmiddel.
- Je betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en je rekent deze kosten niet door aan je medewerker.
- Je medewerker moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan je teruggeven wanneer hij of zij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor het werk. Een andere optie zou zijn dat de medewerker de restwaarde van dit hulpmiddel aan je terug betaald.
Je kunt hierbij natuurlijk ook andere apparatuur uitlenen (zoals laptops die in je bedrijf aanwezig zijn) om thuis te gebruiken. Hiervoor hoef je de verstrekkingen alleen goed voor jezelf bij te houden.
